Конференции как пример эффективной коммуникации

Никакое дело немыслимо без коммуникаций - с партнерами, с потребителями, с исполнителями и т.д. Коммуникации должны быть непременно двусторонними, если просто посылать директивы без какой-либо обратной связи, то можно и не рассчитывать на успех затеваемого предприятия. Главной коммуникацией всегда было и до сих пор остается общение - обычное живое общение, в ходе которого стороны могут выявить все спорные моменты, обсудить их и придти к взаимовыгодному решению. Для потребностей бизнеса лучше всего подходит общение на различных тематических мероприятиях, т.к. в них участвуют эксперты отрасли, все участники практически и теоретически подкованы, поэтому обсуждение в ходе конференций, круглых столов и т.д. наиболее продуктивно. Поэтому количество различных отраслевых мероприятий с каждым годом увеличивается, увеличивается и их эффективность - сегодня многие выгодные договора и соглашения заключаются именно в рамках тематических конференций. Но для того, чтобы конференция была продуктивной, она должна быть безукоризненно организована. Если участники будут испытывать какой-либо дискомфорт, то это может отразиться и на их отношении к обсуждаемой проблеме - негатив имеет свойство накапливаться и отражаться на всем.

Организация конференций или конференц сервис - очень важный и столь же трудный процесс. Организаторы должны учесть множество моментов, как то:

• необходимая площадь;

• техническое оснащение;

• транспортная доставка участников;

• организация проживания и питания участников;

• и т. д.

При этом все эти задачи должны решаться одновременно, что для неопытных организаторов может стать непреодолимой проблемой. Поэтому для организации крупного события лучше прибегнуть к помощи профессионалов. На современном рынке конференц-сервис является полноценной отраслью, в которой работает большое количество компаний. Компаний много, но у всех у них разный опыт, разная специализация и разные возможности. Поэтому при выборе исполнителя обязательно надо ознакомиться с портфолио, очень желательно, чтобы в нем были мероприятия, близкие по тематике к организуемому Вами. Нужно учитывать и масштаб организуемых мероприятий - одинаковые по содержанию, но абсолютно разные по масштабу конференции потребуют разного подхода к организации. Следовательно, чем шире и разнообразнее портфолио исполнителя, тем спокойнее можно быть, доверяя ему организацию мероприятия. И очень важно помнить: конференц-сервис - это искусство, и для его исполнения нужно приглашать настоящего маэстро!

23 марта 2014